Plānojot kāzas, bieži uzrodas jautājums - vai ir nepieciešams piesaistīt palīdzību no ārpuses? Kāzu organizators vai kāzu koordinators jau sen ir ierasts pakalpojumu sniedzējs un nav īpaša ekstra kāzu tirgū. Tomēr, saņemot pieprasījumus no topošām līgavām un līgavaiņiem, es sapratu, ka joprojām daudziem cilvēkiem nav skaidrs, ar ko atšķiras kāzu koordinators no kāzu organizatora. Vai tas ir viens un tas pats? Vai viņi var arī novadīt kāzas? Par ko šie cilvēki ir atbildīgi? 

Jūlija Pumpe

Ja es jau esmu gandrīz noorganizējusi kāzas - vai ir jēga zvanīt? Piedāvāju kopā pārskatīt katra profesionāļa funkcijas, lai varētu vieglāk pieņemt lēmumu - piesaistīt tādu cilvēku vai nē.

Kāzu organizators

Kāzu organizators jeb kāzu plānotājs - tas ir cilvēks, kas risina visus ar kāzu plānošanu saistītos jautājumus. Tas ir jūsu kāzu projekta vadītājs. Viņš ir gan pasākuma producents, gan radošais direktors, gan konsultants. Tā mēdz būt aģentūra vai pašnodarbinātais cilvēks. Visbiežāk kāzu organizators plāno kāzas no A līdz Z vai arī pieslēdzas vēlākā posmā, kad pāris jau ir sācis kaut ko darīt. Jebkurā gadījumā, viņš zina par visiem procesiem, kontrolē visus apakšuzņēmējus, komunicē ar visām pusēm - viņš ir virsdiriģents kāzu orķestrī jeb šefpavārs kāzu virtuvē pārnestā nozīmē! Tātad, kas ietilpst kāzu organizatora funkcijās:

Kāzu plānošana: kāzu plānotājs uzklausa pāra vēlmes un izstrādā kāzu koncepciju un scenāriju, budžetu un darbu izpildes grafiku. Viņš palīdz izvēlēties norises vietu, organizē tikšanās ar pakalpojumu sniedzējiem, slēdz līgumus. Caur viņu tiek skaņotas visas pamatlietas: dizains, ēdienkarte, finanšu jautājumi. Jums nav nepieciešamības pašiem pavadīt garas stundas internetā, lasot atsauksmes par kāzu vadītājiem vai fotogrāfiem, nav jālauza galva par tehniskiem risinājumiem skatuvei vai jāmeklē konkrēta dziedātāja kontaktus. To visu izdarīs kāzu organizators.

Projekta komandas izveide: organizators palīdz jums atrast visus cilvēkus, kuri strādās jūsu kāzās, - sākot no vizāžistes, fotogrāfa un beidzot ar autobusa vadītāju, kurš aizvedīs viesus mājās. Es vienmēr saku saviem klientiem, ka apakšuzņēmēju meklēšana ir tikai 5% no visa darba apjoma.

Finanšu pārvaldība: kāzu organizators ir arī jūsu finanšu direktors un konsultants. Viņš izveido kāzu budžetu, seko līdzi izdevumiem un sniedz padomus par resursu efektīvu izmantošanu, izdevumu optimizāciju nepieciešamības gadījumā.

Dekorācijas, floristika un dizains:

Paralēli kāzu koncepta izstrādei organizators strādā pie dekorāciju idejas izveides. Tas iekļauj dekoratoru, floristu un dizaineru piesaisti. Ielūgumi un citas drukas lietas, ceremonijas un vakariņu galdu noformējums, līgavas pušķis un citas ziedu kompozīcijas, tekstils, sveces, molberti, norādes... Ak, šis saraksts mēdz sastāvēt no 100 pozīcijām. Zinošs organizators sekos arī tam, lai izvēlētā kleita iederētos vizuālā konceptā, ieteiks kāzu stilistu.

Kāzu scenārijs:

Ja dekorācijas atspoguļo kāzu koncepta vizuālo pusi, tad idejas saturu parāda scenārijs. Organizators izstrādā dienas plānu, tad papildina vakara daļu ar vakara vadītāja aktivitātēm. Domā par to, kādas izklaides jāiekļauj, kādi mākslinieki iederētos - vieniem derēs dzīvā mūzika, burvju mākslinieki, uguns šovi, salūti, citiem - tikai sirsnīga ceremonija un vakariņas tuvāko cilvēku lokā. Norises vieta, ēdinātāji un apkalpojošais personāls:

Protams, organizators nodrošina arī norises vietu, ēdināšanas, bārmeņa, konditora pakalpojumus, kā arī citu apkalpojošo personālu - viesmīļus, viesu sagaidītājus. Komunicē ar šefpavāru un banketa menedžeri, izveido galdu izvietojumu, saskaņo ēdienkarti, pasūta dzērienus un kūku.

Tehniskais nodrošinājums:

Vēl viena lieta, par ko pāri reti aizdomājas, - tehniskais nodrošinājums jeb apskaņošana un apgaismošana. Bieži ar skandām, ko atved dīdžejs, nav pietiekoši, bet spilgti zilas gaismas padara jūsu svētkus līdzīgus skolas diskotēkai. Organizatori zina, ko nozīmē apzīmējumi grupu raideros, kādi prožektori ir nepieciešami konkrētā izmēra zālei, un piesaista tehnisko cilvēku, kas nodrošinās visu nepieciešamo.

Kāzu koordinēšana:

Protams, kāzu organizators strādā arī kāzu dienā - koordinē un kontrolē visus procesus. Sev palīgā viņš var piesaistīt arī citus kāzu koordinatorus. Par koordinatora funkcijām parunāsim nākamā sadaļā.

Kāzu koordinators - jūsu palīgs kāzu dienā

Atšķirībā no organizatora, kāzu koordinators strādā tieši kāzu dienā. Viņa galvenais uzdevums ir nodrošināt, lai kāzu pasākums noritētu raiti un pēc iepriekš saskaņota, izstrādāta plāna. Viņš nepiesaista pakalpojumu sniedzējus, nedomā idejas vai radošus risinājumus. Jūs varat paši organizēt kāzas un piesaistīt kāzu koordinatoru pēdējā brīdī.

Kāzu koordinators pārskatīs kāzu norisi, izstrādās dienas plānu. Ļoti vērtīgi, ja kāzu koordinators ikdienā strādā arī kā organizators, tad viņš varēs ieteikt labākus risinājumus sarežģītajos brīžos, veiks paveikto darbu analīzi un norādīs uz vājajām vietām. Tāpēc kā koordinators es tiekos ar pāri vismaz mēnesi pirms kāzām, lai viņiem vēl ir laiks kaut ko uzlabot un pamainīt nepieciešamības gadījumā.

Jāņem vērā, ka piesaistītais koordinators nav atbildīgs par trešo pušu darba kvalitāti - par to ir atbildīgs kāzu organizators vai arī pats pāris, ja viņi patstāvīgi saplānoja kāzas. Tomēr profesionāls koordinators palīdzēs atrisināt krīzes situāciju vai ieteiks citu pakalpojuma sniedzēju, ja procesā radīsies bažas par izvēlēta apakšuzņēmēja darba kvalitāti.

Lūk, daži no viņa pienākumiem:

Kāzu dienas koordinēšana: kāzu dienas koordinators nosaka grafiku, nodrošina, lai visi pasākumi notiktu savlaicīgi, un koordinē pakalpojumu sniedzējus, piemēram, fotogrāfus, videogrāfus, viesmīļus u.c. Ļoti bieži kāzu koordinators brauc arī pie līgavas, lai sekotu līdzi rīta pucēšanai, jo ir svarīgi, lai vizāžists atbrauc laicīgi, fotogrāfs pārāk neaizraujas fotosesijas laikā un līgava būtu gatava norunātajā laikā.

Manā pieredzē bija arī gadījumi, kad braucām līdzi pārim uz fotosesiju. Komunikācija ar viesiem: kāzu koordinators satiek viesus, atbild uz organizatoriskiem jautājumiem par pasākuma norisi, palīdz ar ziediem, dāvanām, iepazīstina ar vakara vadītāju, ja viesiem ir kāds jautājums par savu uzrunu vai viņi ir sagatavojuši pārsteigumu pārim. Darbs ar pakalpojumu sniedzējiem: nedēļu pirms kāzām vai citā norunātā laikā, kā arī dienu iepriekš viņš sazinās ar pakalpojumu sniedzējiem, pārliecinās, ka ir ņemtas vērā visas kāzu detaļas, pāra prasības un ka visi ir veseli un visu atceras.

Neparedzētu situāciju risināšana: ja kāzu laikā rodas kādas problēmas vai neparedzētas situācijas, kāzu koordinators ātri reaģē un atrod risinājumus, līdz minimumam samazinot pāra stresu. Kas neietilpts koordinatora un organizatora pakalpojumos?

Svarīgi atcerēties, ka kāzu koordinators un organizators nav vakara vadītājs.

Viņi nevada aktivitātes un mičošanu. Viņi nav arī dīdžeji. Protams, mēs esam ļoti universāli cilvēki un nepieciešamības gadījumā varam pieteikt vakariņu sākumu vai uzlikt dziesmu, bet tas nozīmē, ka mums jānovērš uzmanība no tiešiem pienākumiem. Kopumā tas var novest pie liekas steigas un sabojāt kopējo gaisotni.

Kāzu forumos ir atrodamas tādas personības, kuras pozicionē sevi kā organizatoru - kāzu vadītāju - dīdžeju trīs vienā vai pat četri vienā. Aicinu uzmanīgi izvērtēt tādus piedāvājumus, atceroties, ka katram tomēr jāpilda savs darbs un, piemēram, neatliekamas palīdzības ārsti ir atbildīgi par ārstēšanu, bet autovadītāji par slimnieka ātru nogādāšanu uz slimnīcu. Ja ārstam būtu arī jāstūrē, diez vai tam būtu labs iznākums.

Izņēmums ir tiešām mazas, ģimeniskas kāzas ar 10 līdz 15 viesiem, kad vadītājs nav obligāts. Tādā gadījumā arī koordinators var pieteikt svarīgākus punktus - ceremonijas un vakariņu sākumu, kāzu kūkas pasniegšanu un sniegt pamatinformāciju par vakara norisi.

Kāzu koordinators nav arī bērnu pieskatītājs. Ja jūsu  kāzās ir mazi bērni un jūs vēlaties, lai vecāki varētu izbaudīt vakaru, iesaku uzaicināt animatoru vai auklīti, viesi būs jums pateicīgi. Tas ir īpaši svarīgi, kad kāzas notiek pie ūdens vai citā ne tik drošā vidē bērniem.

Cik daudz koordinatori ir nepieciešami?

Viss ir ļoti atkarīgs no kāzu mēroga un loģistikas. Ja ceremonija un vakariņas notiek dažādas vietās un viesu skaits ir ap 50 cilvēkiem, kvalitatīvai koordinēšanai ir nepieciešami 2 līdz 3 koordinatori. Viens koordinators var tikt galā, ja viss ir vienā vietā, viesu daudzums ir ap 20 un kāzās nepiedalās dažādi mākslinieki.

Ja kāzās ir 80 līdz 100 viesi, ir grupa, citi šovi, izbraukuma ēdināšana, rekomendēts koordinatoru skaits ir 4-6 cilvēki. Viens līdz divi koordinatori ir atbildīgi par viesiem, viens par ēdināšanu, viens strādā aizskatuvē un satiek visus māksliniekus, viens atbild par notiekošo uz skatuves, zālē, un viens ir kā galvenais koordinators, kurš ir atbildīgs par visu norisi un komunicē ar pasūtītāju. Tomēr parasti tāda mēroga pasākumos ir arī kāzu organizators, kurš jau piesaista savu komandu.

Raksta autore: Jūlija Pumpe, kāzu organizatore un koordinatore, Caramel Events Riga vadītāja