5 LIELIE JAUTĀJUMI

1. Svinību stils un vietas tips

Sākam ar lielo jautājumu – kādas būs svinības, svinību vieta – kādā stilā, cik brīvas un demokrātiskas vai, pretēji, formālas un elegantas? Atbildot uz šiem jautājumiem, pievēršamies nākamajiem, pamazām sašaurinot iespējamo variantu loku. Vai svinības notiks vienā no tradicionālajām svinību vietām – muižā, viesnīcā, viesu namā – vai tiks skatīts mazāk populāru vietu virzienā – telts, šķūnis, siltumnīca? Vai varbūt jaunais pāris vēlas pārsteigt viesus, sekojot pēdējām kāzu modes tendencēm, un sarīkot svinības kādā pavisam netipiskā vietā, piemēram, muzejā, mākslas galerijā vai teātrī?

2. Viesu skaits un plānotais budžets

Plānotais viesu skaits ir ļoti svarīgs faktors ne vien kāzu vietas izvēlē, bet arī budžeta veidošanā.  No tradicionālām vietām Latvijā nebūt nav daudz tādu, kas spēj piedāvāt pietiekami plašas telpas, un vēl mazāk tādu, kas nodrošinās arī ērtas nakšņošanas iespējas lielam viesu skaitam (vairāk nekā 60 viesiem).

Pirms nopietni domāt par potenciālo svinību vietu, derētu arī noteikt, cik ir vēlamā summa, ko izdot par svinību vietu. Turklāt vislabāk, ja šī summa tiks noteikta atkarībā no jau izveidota kāzu kopējā budžeta, kad jau ir redzama lielā bilde un vismaz aptuveni aprēķināts, cik kam līdzekļu varētu atvēlēt.

3. Kurā pusē

Plānojot svinību vietas ģeogrāfisko pusi, jāņem vērā dažādi faktori – gan tas, cik tālu no svinību vietas ir kāzu ceremonijas vieta, gan tas, cik laika viesi pavadīs ceļā un vai pašam jaunajam pārim tas ir ērti – ir vērts saprast, vai jaunais pāris nakti pirms kāzām pavadīs mājās vai jau no rīta pamodīsies lielās dienās norises vietā.

4. Nakšņošanas iespējas

Tas ir nākamais viltīgais jautājums, kas ne vienmēr pirmajā brīdī ienāk prātā. Ērti izmitināt pa nakti lielu viesu skaitu ir pietiekami sarežģīts jautājums, daļa lielam viesu skaitam piemērotu svinību vietu, piedāvā nakšņošanas iespējas vienā lielākā telpā, bieži vien uz matračiem uz grīdas. Ja šāds variants vai nakšņošana teltīs svinību vietas teritorijā jauniešu stilā neder, jautājumam var nākties pieiet radoši, piemēram, organizējot pēc svinībām viesiem kopīgu transportu uz netālu atrodošos viesnīcu vai izmitinot vairākos viesu namos, vai izvēloties atpūtas bāzi, kur nakšņošanai būs pieejamas daudzas nelielas mājiņas.

5. Svinību vietas apkārtne

Atkarībā no gan pirmajā, gan otrajā svinību dienā paredzētajām aktivitātēm vērts pievērst uzmanību arī svinību vietas apkārtnei – vai svarīgi, lai tā būtu pie ūdens (kas pavisam nav lieki, ja kāzas ieplānotas jūlijā un nākamā diena paredzēta chill atmosfērā). Vai svinībās būs daudz mazu bērnu un apkārtējā teritorija ir tiem piemērota, vai ir atpūtas un izklaides iespējas – sporta spēļu laukumi, peldvieta, pirts, pieejamas laivas, katamarāni utt.? Vai ir iespējas jautri pavadīt laiku arī bērniem – iekārtoti spēļu laukumi?

Padoms. Pirms pievērsties iespējamo svinību vietu atlasei, izveido, teiksim, 20, prioritāšu sarakstu, kurā  nosaki 5 galvenās lietas, bez kurām neiedomājies savu svinību vietu, tālāk sarindo mazāk svarīgus noteikumus un tādus, ko nepieciešamības gadījumā var arī izlaist.

VEICOT ATLASI, PRECIZĒ

1. Ēdināšanas iespējas

Te uzreiz jānoskaidro, vai potenciālā svinību vieta piedāvā ēdināšanas pakalpojumus, vai ir kādi vairāki ēdinātāji, no kuriem var izvēlēties un vai ir iespējams nākt pašiem ar savu virtuvi. Ja svinību vietā stingri noteikts, ka jāņem viņu ēdinātāji, jāuzzina, vai tie spēj nodrošināt vēlamo galda veidu, banketu  – zviedru tipa galdu, a la carte, ēdiena stacijas, galdu kā mājās, kad viss ēdiens jau atrodas uz galda un katrs pats ņem, ko un cik vēlas.

2. Vieta

Vai ir pietiekami vietas dažādām aktivitātēm un dejām paredzētajam viesu skaitam? Vai viss notiks vienā telpā vai arī ir iespējas dalīt – atsevišķa zāle galdiem, dejām, atpūtai?

3. Rezerves variants

Vai svinību vietā iespējams uzsliet telti un sliktu laikapstākļu gadījumā pārcelt svinības iekštelpās? Vai telts ir atsevišķi jāīrē, vai arī tā jau ir pieejama uz vietas?

4. Labierīcības

Vai tualešu skaits ir atbilstošs un viesiem nebūs jāpavada lielākā vakara daļa, stāvot rindās? Optimālais skaits būtu 10 tualetes uz 100 viesiem.

5. Stāvvietas

Vai ir pietiekami vietas, kur atstāt mašīnas (ja viesi ierodas katrs ar savu transportu), un vai par stāvvietu ir jāmaksā (ja svinības notiek, piemēram, pilsētas centrā)?

6. Citi pasākumi

Vai tajā nedēļas nogalē svinību vietā ir paredzēti vēl citi pasākumi? Vai līdz ar to būs kādi ierobežojumi – kad var sākt dekorēt svinību vietu, vest alkoholu, pārtiku utt.

Cikos svinību vieta jāpamet nākamajā dienā?

7. Īres maksas aprēķināšanas veids

Vai svinību vietas īres maksa tiek ņemta par stundām vai dienām (aktuāls jautājums netradicionālām svinību vietām)? Ja maksa tiek aprēķināta par stundām, vai papildus jāmaksā arī par laiku, kad tiek veikti sagatavošanās darbi un vieta sakārtota pēc svinībām?

8. Piedāvājuma detaļas

Kas tieši ir iekļauts svinību vietas piedāvājumā? Par ko jāmaksā papildus? Vai drīkst izmantot savu alkoholu un vai tam tiek piemērota korķa nauda? Vai ir pietiekami daudz krēslu un galdu un vai to noma ir iekļauta cenā? Kā ir ar galdautiem, vāzēm? Vai ir pietiekams apgaismojums? Vai ir sildošās lampas (ja nepieciešams)?

9. Inventārs

Kāds inventārs jau ir pieejams uz vietas – kādi ir krēsli, galdi, trauki – vai tev tie patīk un atbilst kāzu dienas tematikai un stilam vai nepieciešams īrēt?

10. Virsdrēbes

Ja svinības nenotiek vasaras karstākajās dienās, kur viesi atstās virsdrēbes? Vai uz vietas būs kāds darbinieks, kas palīdzēs viesiem saņemt mēteļus?

NODERĪGI

• Mācies no citu kļūdām
• Palasi atsauksmes, kas pieejamas par tavu izvēlēto svinību vietu, taču neatsakies no tās, ja sastopies ar kritiku! Ņem vērā, kas, spriežot pēc atsauksmes, nebija kārtība un uzsver to nākamajā tikšanās reizē! Visdrošākais variants – pēc iespējas sīkāk atrunā visu līgumā, jo detalizētāk, jo labāk. Līgumā vienojies ar pakalpojuma sniedzēju arī par to, kā tiks veikti maksājumi, – kad iemaksāsi avansu un kad – atlikušo summu.

Pievērs uzmanību komunikācijai

Pievērs uzmanību komunikācijai ar svinību vietas pārstāvi – vai tā norit veiksmīgi, vai tavās piezīmēs ieklausās un piedāvā sakarīgu risinājumu? Vai mēģina rast risinājumu jebkurai problēmai vai arī darbojas pēc konveijera principa? Neveiksmīga komunikācija var būt svarīga zīme jau pašā sākumā, ka labāk izvēlēties citu svinību vietu. Neaizmirsti noskaidrot arī to, kas būs kontaktpersona svinību plānošanas gaitā un pašā svinību dienā!

Raksta autore: LIENE PĀLĒNA

Foto: ĢIRTS RAĢELIS